Verslaglegging werkzaamheden en resultaten Cliëntenraden Open Waard en Buitensluis

In de medezeggenschapsregeling van de Cliëntenraden en Alerimus is in de taakopvatting van de Cliëntenraden (artikel 3, lid 2) beschreven dat de Cliëntenraden de cliënten en vertegenwoordigers regelmatig informeren over hun werkzaamheden en resultaten.

Met onderhavige verslaglegging op een publiektoegankelijke plek geven de Cliëntenraden hier uitvoering aan en hopen zij hiermee ook cliënten en vertegenwoordigers te betrekken bij de gang van zaken aangaande de woon- en leefomgeving op de zorglocaties en de zorg- en dienstverlening in zijn algemeenheid.

Bijgewerkt tot en met : 31 december 2021

Overkoepelend organisatie niveau

• In de Gezamenlijke Cliëntenraden Vergadering met de bestuurder worden vooral de onderwerpen besproken die organisatie breed (beleidsmatig) van belang zijn. In het hieronder staande overzicht ziet u een opsomming van de onderwerpen waar de Cliëntenraden tot zover hun instemming aan hebben verleend.
  
  • Kwaliteitsjaarplan 2021
  • Begroting 2021
  • Notitie Identiteit & Kernwaarden
  • Visie op Zorg- en dienstverlening
  • Medezeggenschapsregeling Cliëntenraden
  • Jaarrekening en jaarverslag 2020
  • Visie op ICT en digitale innovatie
  • Vernieuwing zorgleveringsovereenkomsten
  • Regeling vertrouwenspersonen en klachten cliënten
  • Kwaliteitsjaarplan 2022
  • Begroting 2022

• Beide Cliëntenraden hebben in eigen vergadering het vernieuwde Huishoudelijk Reglement vastgesteld. De medezeggenschapsregeling alsmede de huishoudelijk reglementen zijn door intensieve samenwerking tussen de raden en de organisatie tot stand gekomen. Aanleiding voor de vernieuwing is de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen 2018 welke per 1 juli 2021 van kracht is.

• De Cliëntenraden zijn meegenomen in alle ontwikkelingen rondom Corona/Covid-19 en hebben geadviseerd ten aanzien van de bezoekregeling in de verschillende stadia, de opschaling- en afschaling preventieve maatregelen, tijdelijk aangepast opname beleid, vaccinatieprogramma cliënten en hebben een bijdrage geleverd aan de evaluatie van de crisisorganisatie.

• De Cliëntenraden nemen actief deel aan het programma Waardigheid & Trots. Zij hebben elk een deelnemer afgevaardigd voor deelname aan de locatie kennisteams en dragen zo bij aan de locatie scans waaruit een Plan van Aanpak volgt. Dit Plan van Aanpak zal vermoedelijk vanaf najaar 2021 voor de duur van een jaar worden gestart; onderdeel hiervan is het houden van teamsessies voor medewerkers gericht op leren en verbeteren. De Cliëntenraden worden op de hoogte gehouden over de voortgang.

Werkzaamheden en resultaten Cliëntenraad Open Waard

• Pilot koken op de huiskamers
  Cliënten kunnen meer eigen regie voeren bij hun maaltijdkeuze en desgewenst meehelpen bij het bereiden van de maaltijden. De Cliëntenraad zal gekend worden bij de halfjaarlijkse evaluatie.

• Wijckplein
  De plannen met- en de inrichting van het Wijckplein zullen verder ter hand worden genomen. De Cliëntenraad wordt op de hoogte gehouden van de plannen met- en inrichting van het Wijckplein.

• Wijkpension
  Besluitvorming over de continuering van het wijkpension en de wijze waarop e.e.a. vorm zal krijgen, vindt dit najaar plaats. De Cliëntenraad wordt geïnformeerd en meegenomen in dit proces.

• Beleefkamer
  Op de 3^e etage zal een beleefkamer worden gerealiseerd ten behoeve van voornamelijk psychogeriatrische cliënten. Vooralsnog is dit nog niet gerealiseerd. Mogelijk wordt dit in 2022 opgepakt. De Cliëntenraad wordt over de voorgang geïnformeerd.

• Nieuwe bewoners
  Een lid van de Cliëntenraad gaat persoonlijk langs bij elke nieuwe bewoner om hem / haar welkom te heten en een bloemetje te overhandigen

• Informatiemap voor nieuwe bewoners
  De Cliëntenraad heeft geconstateerd dat de informatiemap voor bewoners verouderd is en heeft dit bij de locatie-verantwoordelijke aangekaart. Er wordt gewerkt aan informatievoorziening voor nieuwe bewoners. De informatievoorziening is besproken met de Cliëntenraad. Naar verwachting zal e.e.a. in januari 2022 worden afgerond.

• Incidentmeldingen
  Ieder kwartaal worden de cijfers met betrekking tot incidenten cliënten (MIC) én de daaruit voortvloeiende verbeteracties c.q. te nemen maatregelen om het aantal incidenten te beperken door de Cliëntenraad met de locatie-verantwoordelijke besproken.

• Werving nieuwe leden Cliëntenraad
  Ondanks herhaalde oproepen hebben zich tot op heden in 2021 nog geen kandidaten gemeld om lid te worden van de Cliëntenraad. Via de Nieuwsbrief voor cliënten en mantelzorgers zullen oproepen blijven uitgaan. Via mantelzorgbijeenkomsten zal geprobeerd worden geïnteresseerden te bereiken. Helaas hebben de geplande mantelzorgbijeenkomsten in oktober geen doorgang kunnen vinden.

• Buitenwijckplein
  Een lid van de Cliëntenraad is deelnemer in de klankbordgroep voor de nieuwbouw-ontwikkeling-inrichting van het Buiten Wijckplein samen met andere vertegenwoordigers van Alerimus, HW Wonen en gemeente Hoeksche Waard.

• Gastvrouw
  De Cliëntenraad vindt het belangrijk om een aanspreekpunt te hebben op de begane grond van de Open Waard. Er is een profiel voor de functie van gastvrouw (vrijwilliger) opgesteld. Het is nog niet gelukt op basis van dit profiel geschikte kandidaten te werven. Andere opties (o.a. digitale informatiezuil) worden onderzocht.

• Aankleding wanden en deuren 1^e etage
  De wanden deuren van de 1^e etage zijn voorzien van fotobehang en bestickering ter verhoging van de ambiance en het huiselijker maken van de woon- en leefomgeving. Materialen zijn gekozen op basis van een aantal vragen aan mantelzorgers en cliënten. De Cliëntenraad is geïnformeerd over de gekozen materialen.

• Mantelzorgbijeenkomsten
  In oktober stonden drie mantelzorgbijeenkomsten gepland t.w. voor cliënten Open Waard, cliënten Wijkzorg en cliënten uit de omliggende woningen. De Cliëntenraad zou bij de mantelzorgbijeenkomsten aanwezig zijn geweest om het contact met de mantelzorgers (achterban) te versterken. Helaas hebben de mantelzorgbijeenkomsten geen doorgang gevonden, enerzijds gezien het geringe aantal aanmeldingen van mantelzorgers en op een later moment gezien de coronamaatregelen. Er zal een enquête uitgezet worden voor zowel de mantelzorgers van cliënten zorglocatie de Open Waard als de cliënten van de wijkzorg om inzicht te krijgen aan welke informatie/thema’s behoefte is tijdens een mantelzorgbijeenkomst. De Cliëntenraad zal aanwezig zijn zodra nieuwe mantelzorgbijeenkomsten gepland worden.

• Koffiebijeenkomsten
  Twee leden van de Cliëntenraad zullen maandelijks aanwezig zijn bij een koffiebijeenkomst op één van de huiskamers om feedback op te halen bij cliënten met betrekking tot tevredenheid. Helaas heeft er slechts één koffiebijeenkomst plaatsgevonden in aanwezigheid van twee leden van de Cliëntenraad, tijdens de overige geplande koffiebijeenkomsten waren er coronamaatregelen van kracht.

• Ideeën-Opmerkingen-Complimentenbus
  De Cliëntenraad wil graag dat klachten, ideeën, opmerkingen en complimenten op een heel laagdrempelige manier kenbaar gemaakt kunnen worden en heeft voorgesteld een bus op het Wijckplein te plaatsen. Dit voorstel is positief ontvangen door de locatie-verantwoordelijke. I.o.m. de locatieverantwoordelijke heeft de Cliëntenraad de opstelling gemaakt en de aanwezigheid van de bus gemeld in de nieuwsbrief van cliënten en mantelzorgers. Na drie maanden zal geëvalueerd worden of de bus van toegevoegde waarde is.

• Interview
  Desgevraagd hebben twee leden van de Cliëntenraad meegedaan aan een interview inzake capaciteitsmanagement integrale teams van de zorglocaties. Het ging om een organisatie-breed onderzoek door de Key Group.

• Brainstorm – sessie
  Vier leden van de Cliëntenraad hebben deelgenomen aan de brainstormsessie `Samen de toekomst kleuren’. t.b.v. strategische herijking van de visie en missie van Alerimus

• Wijkzorg
  Voor uitbreiding van het project Compaan (inzet tablet voor wijkbewoners voor zorg- en contactmomenten) is een SET-subsidie ontvangen. De Cliëntenraad heeft aangeboden om eventueel mee te helpen aan het instrueren van wijkbewoners bij het gebruik van het tablet.

• Buitenruimte Open Waard (naast hoofdingang)
  In de buitenruimte op de begane grond is een beweegtuin gerealiseerd, hiervoor is subsidie ontvangen. E.e.a. is gerealiseerd in overleg met de fysiotherapeut Geensen

• Huiskamer 2^e etage
  In het kader van koken op de huiskamers is een offerte aangevraagd voor een keuken op de huiskamer van de 2^e etage. De Cliëntenraad wordt over de voortgang op de hoogte gehouden.

• Huiskamer 3^e etage
  Deze huiskamer zal worden aangepast. Hiertoe zijn offertes opgevraagd. De Cliëntenraad, alsmede mantelzorgers van bewoners van 3^e etage zullen betrokken worden bij de besluitvorming betreft de inrichting.

• Plan Welzijn
  De programmamanager Welbevinden – Persoonsgerichte zorg heeft tijdens een overleg van de Cliëntenraad een toelichting gegeven op het Plan Welzijn. De coaches van Waardigheid en Trots op locatie zijn hier eveneens bij betrokken. De voortgang en resultaten van het plan zullen in een vergadering van de Cliëntenraad in april 2022 besproken worden.

• Jaarplan 2022 – Cliëntenraad Open Waard
  De Cliëntenraad heeft het Jaarplan voor 2022 ingediend en besproken tijdens het gezamenlijk overleg met Bestuurder. Dit Jaarplan is ter inzage geplaatst op de website.

• Kerstattentie
  Zoals ook in 2020 gedaan, heeft de Cliëntenraad met Kerst 2021 aan alle bewoners van de Open Waard een kerstattentie met een kerstwens gestuurd.

Werkzaamheden en resultaten Cliëntenraad Buitensluis

• Nieuwe bewoners
  De Cliëntenraad stuurt nieuwe bewoners een kaartje om hen namens de Cliëntenraad welkom te heten.

• Huiskamergesprekken
  Eén keer per maand wordt een huiskamergesprek gehouden met bewoners. Het doel is het stimuleren van participatie en zeggenschap opdat cliënten betrokken worden bij de gang van zaken in de eigen woon- en leefomgeving en zorg – en dienstverlening. Inmiddels hebben vijf huiskamergesprekken plaatsgevonden en zijn de nodige acties genomen. De gesprekken zijn door betrokkenen als zeer waardevol ervaren. I.v.m. Corona zijn verdere gesprekken helaas tijdelijk stopgezet.

• Wijkzorg
  De Cliëntenraad wil de wijkzorg meer binnen het gezichtsveld krijgen en kijken wat de Cliëntenraad voor cliënten in de wijk kan betekenen c.q. voor hen kan bijdragen. Structureel overleg met de wijkzorgmanager is ingepland.

• Compaan
  Mede door onze medewerking aan de Compaan video-opname/presentatie t.b.v. de subsidieaanvraag, is er een aanzienlijke Stimulering E-Health Thuis (SET)-subsidie verleend. Dit voor het Compaan project om de tablet op grotere schaal in te kunnen gaan zetten voor zorg- of aandacht behoevende cliënten. Een Cliëntenraadslid is ambassadeur voor het promoten van de Compaan, dit in samenwerking met de bibliotheken waar een Compaan ter inzage ligt.

• Presentaties
  De Cliëntenraad heeft op 7 juni 2021 presentaties bijgewoond van team communicatie en coördinator mantelzorg over hun activiteiten.

• Werving nieuwe leden Cliëntenraad
  De Cliëntenraad zoekt actief naar een nieuw lid. De wens is om een jong iemand met een frisse blik aan te trekken die bekend is met de Wijkzorg.

• Realisatie uitbreiding Dakterras
  De uitbreiding van het dakterras Buitensluis is in voorbereiding. Hierover is advies gevraagd aan de Cliëntenraad. Momenteel staan er nog vragen uit van de Cliëntenraad bij de locatie-verantwoordelijke. Met de uitbreiding komt het dakterras, naast de cliënten van de Julianalaan ook ter beschikking van de cliënten van de Beatrixlaan.

• Aanpassing inrichting Huiskamers – Teampost Christinalaan
  De herinrichting van de huiskamers en teampost van de afdeling Christinalaan is in voorbereiding. De Cliëntenraad is om advies gevraagd. De Cliëntenraad heeft momenteel nog vragen uitstaan bij de locatie-verantwoordelijke.

• Bestuursverkiezing
  Op 9 augustus 2021 heeft de bestuursverkiezing plaats gevonden. Vacante functies zijn ingevuld. De voorzitter, de vicevoorzitter (en tevens secretaris) en vicesecretaris zijn benoemd. Op de Cliëntenraad pagina op de Alerimus website kunt u de invulling van de functies terugvinden:

• Jaarplan Cliëntenraad
  Iedere vergadering wordt de voortgang van de actiepunten voortkomend uit het jaarplan besproken. Een halfjaaroverzicht is opgesteld en gepubliceerd.

• Bijeenkomst voor cliënten en mantelzorgers
  De Cliëntenraad was een bijeenkomst voor cliënten en mantelzorgers aan het voorbereiden welke in november 2021 in de Buitensluis gehouden zou worden. Naast een algemene vergadering zou er een lezing over dementie worden gehouden, live muziek aanwezig zijn en was er ruimte voor persoonlijke gesprekken. Helaas is deze bijeenkomst in verband met Corona maatregelen geannuleerd. Het budget voor het organiseren van deze bijeenkomst blijft in 2022 beschikbaar.

• Plan Welzijn
  De programmamanager Welbevinden – Persoonsgerichte Zorg heeft uitgebreid het plan Welzijn gepresenteerd en toegelicht aan de Cliëntenraad.

• Themamiddag
  De leden van de Cliëntenraad hebben deelgenomen aan de themamiddag Strategische herijking visie en missie. Door middel van een presentatie en een brainstormsessie is er invulling gegeven aan de middag en heeft de Cliëntenraad hun visie op de zorg van de toekomst gedeeld met de bestuurder.

• Alerimus mailadressen
  De Cliëntenraadleden hebben een Alerimus emailadres gekregen. Gebruik hiervan is nog spaarzaam.
  Verdere toegang tot de systemen (de nieuwe digitale werkomgeving) voor Cliëntenraadsleden volgt in 2022.

• Afscheid lid
  De Cliëntenraad heeft, onder veel dankzegging, afscheid genomen van lid de heer J. Middelhoek. De heer Middelhoek heeft meer dan 10 jaar de belangen van cliënten gediend als lid van de Cliëntenraad.

• Interne evaluatie Cliëntenraad
  De Cliëntenraad is voornemens om het interne functioneren binnen- en van de raad begin 2022 te evalueren.

Vaste overlegvormen 2021

• Lokale Cliëntenraad vergaderingen : Beide lokale Cliëntenraden vergaderen structureel 6 keer per jaar. Zo nodig worden extra overleggen ingelast. Cliëntenraad Buitensluis vergadert ook 2 dagen voor de gezamenlijke Cliëntenraden vergadering.
  
• Gezamenlijke Cliëntenraden Vergadering : Structureel 6 keer per jaar een gezamenlijk overleg van bestuurder en de Cliëntenraden Open Waard en Buitensluis.
  
• Overleg met Raad van Toezicht : Beide lokale Cliëntenraden overleggen structureel 1 keer per jaar met een vaste vertegenwoordiger van de Raad van Toezicht.
  
• Overleg met Ondernemingsraad : Beide lokale Cliëntenraden overleggen structureel 1 keer per jaar met de voorzitter van de Ondernemingsraad en indien gewenst vindt vaker overleg plaats, ook met andere leden van de Ondernemingsraad.
  
• Overleg met Zorgkantoor : Een afvaardiging van beide lokale Cliëntenraden overlegt structureel 1 keer per jaar met een afvaardiging van het Zorgkantoor waarin de kwaliteit van zorg- en dienstverlening wordt besproken.
  
• Overleg met Locatie-verantwoordelijken : Beide lokale Cliëntenraden overleggenstructureel 1 keer per vier weken met de locatie verantwoordelijke van de eigen zorglocatie.
  
• Overleg met Wijkzorg managers : Beide lokale Cliëntenraden overleggen structureel 1 keer per vier weken met de wijkzorgmanager aangaande de wijkzorg geleverd vanaf de eigen zorglocatie.

Andere contactmomenten 2021

De Cliëntenraden nodigen regelmatig (nieuwe) medewerkers van de organisatie uit om kennis te maken en / of toelichting te krijgen op werkzaamheden en planvorming. In het afgelopen jaar zijn er regelmatig contacten geweest met de Coördinator Mantelzorg, de Projectleider Welzijn en de Coördinator Wijckplein, welzijn en vrijwilligers.

Ondersteuning

De Cliëntenraden worden in hun werkzaamheden vanuit de organisatie verder ondersteund door m.n. de Communicatieadviseurs, Receptiemedewerkers en Ambtelijk secretaris.