Verslaglegging werkzaamheden en resultaten Cliëntenraden Open Waard en Buitensluis

– lopend jaar 2021 –

In de medezeggenschapsregeling van de Cliëntenraden en Alerimus is in de taakopvatting van de Cliëntenraden (artikel 3, lid 2) beschreven dat de Cliëntenraden de cliënten en vertegenwoordigers regelmatig informeren over hun werkzaamheden en resultaten.

Met onderhavige verslaglegging op een publiektoegankelijke plek geven de Cliëntenraden hier uitvoering aan en hopen zij hiermee ook cliënten en vertegenwoordigers te betrekken bij de gang van zaken aangaande de woon- en leefomgeving op de zorglocaties en de zorg- en dienstverlening in zijn algemeenheid.

Bijgewerkt tot en met : 24 september 2021

Overkoepelend organisatie niveau

In de Gezamenlijke Cliëntenraden Vergadering met de bestuurder worden vooral de onderwerpen besproken die organisatie breed (beleidsmatig) van belang zijn. In het hieronder staande overzicht ziet u een opsomming van de onderwerpen waar de Cliëntenraden tot zover hun instemming aan hebben verleend:

  • Kwaliteitsjaarplan 2021
  • Begroting 2021
  • Notitie Identiteit & Kernwaarden
  • Visie op Zorg- en dienstverlening
  • Medezeggenschapsregeling Cliëntenraden
  • Jaarrekening en jaarverslag 2020
  • Visie op ICT en digitale innovatie
  • Vernieuwing zorgleveringsovereenkomsten
  • Regeling vertrouwenspersonen en klachten cliënten

Beide Cliëntenraden hebben in eigen vergadering het vernieuwde Huishoudelijk Reglement vastgesteld. De medezeggenschapsregeling alsmede de huishoudelijk reglementen zijn door intensieve samenwerking tussen de raden en de organisatie tot stand gekomen. Aanleiding voor de vernieuwing is de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen 2018 welke per 1 juli 2021 van kracht is.

De Cliëntenraden zijn meegenomen in alle ontwikkelingen rondom Corona/Covid-19  en hebben geadviseerd ten aanzien van de bezoekregeling in de verschillende stadia, de opschaling- en afschaling preventieve maatregelen, tijdelijk aangepast opname beleid, vaccinatieprogramma cliënten en hebben een bijdrage geleverd aan de evaluatie van de crisisorganisatie.

De Cliëntenraden nemen actief deel aan het programma Waardigheid & Trots. Zij hebben elk een deelnemer afgevaardigd voor deelname aan de locatie kennisteams en dragen zo bij aan de locatie scans waaruit een Plan van Aanpak volgt. Dit Plan van Aanpak zal vermoedelijk vanaf najaar 2021 voor de duur van een jaar worden gestart; onderdeel hiervan is het houden van teamsessies voor medewerkers gericht op leren en verbeteren. De Cliëntenraden worden op de hoogte gehouden over de voortgang.

Werkzaamheden en resultaten Cliëntenraad de Open Waard

  • Pilot koken op de huiskamers

Cliënten kunnen meer eigen regie voeren bij hun maaltijdkeuze en desgewenst meehelpen bij het bereiden van de maaltijden. De Cliëntenraad zal gekend worden bij de halfjaarlijkse  evaluatie.

  • Wijckplein

De plannen met- en de inrichting van het Wijckplein zullen verder ter hand worden genomen. De Cliëntenraad wordt op de hoogte gehouden van de plannen met- en inrichting van het Wijckplein.

  • Wijckpension

Besluitvorming over de continuering van het wijckpension en de wijze waarop e.e.a. vorm zal krijgen, vindt dit najaar plaats. De Cliëntenraad wordt geïnformeerd en meegenomen in dit proces.

  • Beleefkamer

Op de 3e etage zal een beleefkamer worden gerealiseerd ten behoeve van voornamelijk psychogeriatrische cliënten. De Cliëntenraad wordt over de voorgang geïnformeerd.

  • Nieuwe bewoners

Een lid van de Cliëntenraad gaat persoonlijk langs bij elke nieuwe bewoner om hem / haar welkom te heten en een bloemetje te overhandigen

  • Informatiemap voor nieuwe bewoners

De Cliëntenraad heeft geconstateerd dat de informatiemap voor bewoners verouderd is en heeft dit bij de locatie verantwoordelijke aangekaart. Er wordt gewerkt aan informatievoorziening voor nieuwe bewoners. De Cliëntenraad wordt hierover geïnformeerd.

  • Incidentmeldingen

Ieder kwartaal worden de cijfers met betrekking tot incidenten cliënten (MIC) én de daaruit voortvloeiende verbeteracties c.q. te nemen maatregelen om het aantal incidenten te beperken door de Cliëntenraad met de locatie-verantwoordelijke besproken.

  • Werving nieuwe leden Cliëntenraad

Ondanks herhaalde oproepen hebben zich tot op heden in 2021 nog geen kandidaten gemeld om lid te worden van de Cliëntenraad. Via de Nieuwsbrief voor cliënten en mantelzorgers zullen oproepen blijven uitgaan.  Via de geplande mantelzorgbijeenkomsten in oktober zal geprobeerd worden geïnteresseerden te bereiken.

  • Buitenwijckplein

Een lid van de Cliëntenraad is deelnemer in de klankbordgroep voor de nieuwbouw-ontwikkeling-inrichting van het Buiten Wijckplein samen met andere vertegenwoordigers van Alerimus en gemeente Hoeksche Waard.

  • Gastvrouw

De Cliëntenraad vindt het belangrijk om een aanspreekpunt te hebben op de begane grond van de Open Waard. Er is een profiel voor de functie van gastvrouw (vrijwilliger) opgesteld. Het is nog niet gelukt op basis van dit profiel geschikte kandidaten te werven. Andere opties (o.a. digitale informatiezuil) worden onderzocht.

  • Aankleding wanden en deuren 1e etage

De wanden deuren van de 1e etage zijn voorzien van fotobehang en bestickering ter verhoging van de ambiance en het huiselijker maken van de woon- en leefomgeving. Materialen zijn gekozen op basis van een aantal vragen aan mantelzorgers en cliënten. De Cliëntenraad is geïnformeerd over de gekozen materialen.

  • Mantelzorgbijeenkomsten

In oktober zijn drie mantelzorgbijeenkomsten gepland t.w. voor cliënten Open Waard, cliënten Wijkzorg en cliënten uit de omliggende woningen. De Cliëntenraad zal bij de mantelzorgbijeenkomsten aanwezig zijn om het contact met de mantelzorgers (achterban) te versterken.

  • Koffiebijeenkomsten

Twee leden van de Cliëntenraad zullen maandelijks aanwezig zijn bij een koffiebijeenkomst op één van de huiskamers om feedback op te halen bij cliënten met betrekking tot tevredenheid.

  • Ideeën-Opmerkingen-Complimentenbus

De Cliëntenraad wil graag dat klachten, ideeën, opmerkingen en complimenten op een heel laagdrempelige manier kenbaar gemaakt kunnen worden en heeft voorgesteld een bus op het Wijckplein te plaatsen.  Dit voorstel is positief ontvangen door de locatie verantwoordelijke. I.o.m. de locatieverantwoordelijke zal de Cliëntenraad de opstelling maken en de aanwezigheid van de bus melden in de nieuwsbrief van cliënten en mantelzorgers. Na drie maanden zal geëvalueerd worden of de bus van toegevoegde waarde is.

Werkzaamheden en resultaten Cliëntenraad de Buitensluis

  • Nieuwe bewoners

De Cliëntenraad stuurt nieuwe bewoners een kaartje om hen namens de Cliëntenraad welkom te heten.

  • Huiskamergesprekken

Eén keer per maand wordt een huiskamergesprek gehouden met bewoners. Het doel is het stimuleren van participatie en zeggenschap opdat cliënten betrokken worden bij de gang van zaken in de eigen woon- en leefomgeving en zorg – en dienstverlening.

  • Wijkzorg

De Cliëntenraad wil de wijkzorg meer binnen het gezichtsveld krijgen en kijken wat de Cliëntenraad voor cliënten in de wijk kan betekenen c.q. voor hen kan bijdragen. Structureel overleg met de wijkzorg managers is ingepland.

  • Presentaties

De Cliëntenraad heeft op 7 juni 2021 presentaties bijgewoond van team communicatie en coördinator mantelzorg over hun activiteiten.

  • Werving nieuwe leden Cliëntenraad

De Cliëntenraad zoekt actief naar een nieuw lid. De wens is om een jong iemand met een frisse blik aan te trekken die bekend is met de Wijkzorg.

  • Realisatie uitbreiding Dakterras

De uitbreiding van het dakterras Buitensluis is in voorbereiding. Hierover is advies gevraagd aan de Cliëntenraad. Momenteel staan er nog vragen uit van de Cliëntenraad bij de Locatie-verantwoordelijke. Met de uitbreiding komt het dakterras, naast de cliënten van de Julianalaan ook ter beschikking van de cliënten van de Beatrixlaan.

  • Aanpassing inrichting Huiskamers – Teampost Christinalaan

De herinrichting van de huiskamers en teampost van de afdeling Christinalaan is in voorbereiding. De Cliëntenraad is om advies gevraagd. De Cliëntenraad heeft momenteel nog vragen uitstaan bij de Locatie-verantwoordelijke.

  • Bestuursverkiezing

Op 9 augustus 2021 heeft de bestuursverkiezing plaats gevonden. Vacante functies zijn ingevuld. De voorzitter, de vicevoorzitter (en tevens secretaris) en vicesecretaris zijn benoemd. Op de Cliëntenraad pagina op de Alerimus website kunt u de invulling van de functies terugvinden:

  • Jaarplan Cliëntenraad

Iedere vergadering wordt de voortgang van de actiepunten voortkomend uit het jaarplan besproken. Een halfjaaroverzicht is opgesteld en gepubliceerd.

  • Bijeenkomst voor cliënten en mantelzorgers

De Cliëntenraad is een bijeenkomst voor cliënten en mantelzorgers aan het voorbereiden welke in november 2021 in de Buitensluis gehouden zal worden. Naast een algemene vergadering zal er een lezing over dementie worden gehouden, is er live-muziek aanwezig en is er ruimte voor persoonlijke gesprekken.

Vaste overlegvormen 2021

– Lokale Cliëntenraad vergaderingen : Beide lokale Cliëntenraden vergaderen structureel 6 keer per jaar. Zo nodig worden extra overleggen ingelast. Cliëntenraad Buitensluis vergadert ook 2 dagen voor de gezamenlijke Cliëntenraden vergadering.

–  Gezamenlijke Cliëntenraden Vergadering : Structureel 6 keer per jaar een gezamenlijk overleg van bestuurder en de Cliëntenraden Open Waard en Buitensluis.

– Overleg met Raad van Toezicht : Beide lokale Cliëntenraden overleggen structureel 1 keer per jaar met een vaste vertegenwoordiger van de Raad van Toezicht.

– Overleg met Ondernemingsraad : Beide lokale Cliëntenraden overleggen structureel 1 keer per jaar met de voorzitter van de Ondernemingsraad en indien gewenst vindt vaker overleg plaats, ook met andere leden van de Ondernemingsraad.

– Overleg met Zorgkantoor : Een afvaardiging van beide lokale Cliëntenraden overlegt structureel 1 keer per jaar met een afvaardiging van het Zorgkantoor waarin de kwaliteit van zorg- en dienstverlening wordt besproken.

– Overleg met Locatie-verantwoordelijken : Beide lokale Cliëntenraden overleggenstructureel 1 keer per vier weken met de locatie verantwoordelijke van de eigen zorglocatie.

– Overleg met Wijkzorg managers : Beide lokale Cliëntenraden overleggen structureel 1 keer per vier weken met één of beide wijkzorgmanagers aangaande de wijkzorg geleverd vanaf de eigen zorglocatie.

Andere contactmomenten 2021

De Cliëntenraden nodigen regelmatig (nieuwe) medewerkers van de organisatie uit om kennis te maken en / of toelichting te krijgen op werkzaamheden en planvorming. In de afgelopen 9 maanden (t/m sept. 2021) zijn er regelmatig contacten geweest met de Coördinator Mantelzorg, de Projectleider Welzijn en de Coördinator Wijckplein, welzijn en vrijwilligers.

Ondersteuning

De Cliëntenraden worden in hun werkzaamheden vanuit de organisatie verder ondersteund door m.n. de Communicatie medewerker, Receptie medewerkers en Ambtelijk secretaris.